Poznaj Webcon BPS, elektroniczny system obiegu dokumentów w organizacji.

O systemie

Oferowane przez OPTeam oprogramowanie WEBCON BPS to zaawansowana platforma do elektronicznego zarządzania obiegiem dokumentów (EOD). Dzięki niej możesz określić w jaki sposób dokument powinien być przekazywany – do jakich osób ma dotrzeć i jakie uprawnienia będą miały te osoby. Daje ona także możliwość błyskawicznego dostępu z dowolnego miejsca do wszystkich potrzebnych danych.

Szybko, łatwo, efektywnie.

Oferowane przez OPTeam oprogramowanie WEBCON BPS to zaawansowana platforma do elektronicznego zarządzania obiegiem dokumentów (EOD). Dzięki niej możesz określić w jaki sposób dokument powinien być przekazywany – do jakich osób ma dotrzeć i jakie uprawnienia będą miały te osoby. Daje ona także możliwość błyskawicznego dostępu z dowolnego miejsca do wszystkich potrzebnych danych.

Szybko, łatwo, efektywnie.

Tworzenie obiegów

Czytaj więcej
Z nami tworzenie nowych obiegów dokumentów w systemie jest niezwykle proste. Dzięki graficznemu edytorowi w łatwy sposób zarządzasz obiegami i formularzami. Przesuwając, dostawiając i łącząc elementy samodzielnie tworzysz rozwiązania dopasowane do Twoich potrzeb, obsługujące procesy biznesowe. Bez konieczności ich programowania przez dział IT.

Wyróżnikiem systemu WEBCON jest szybkość, z jaką można tworzyć kompletne rozwiązanie oraz łatwość wprowadzania zmian optymalizujących stworzone procesy.

Oprogramowanie posiada narzędzie Designer Studio do graficznego projektowania obiegów workflow wraz z zintegrowanym edytorem formularzy. Co ważne, korzystanie z edytora nie wymaga posiadania specjalistycznej wiedzy programistycznej. Za pomocą graficznego edytora użytkownik systemu przesuwa poszczególne elementy obiegu, tworząc nowe rozwiązania dostosowane do bieżących potrzeb organizacji. Czas przygotowania gotowego rozwiązania jest bardzo krótki.

System jest łatwy w obsłudze, elastyczny i skalowalny. Te cechy pozwalają na rezygnację z większości innych systemów i przyśpieszają obsługę procesów wewnętrznych zapewniając szybki czas reakcji.

WEBCON Business Process Suite zapewnia:

  • Graficzny edytor formularzy i obiegów – narzędzie do kompleksowej obsługi procesu biznesowego. To w nim rozpoczynamy obieg, określamy parametry i wdrażamy rozwiązanie w SharePoint. Wbudowany kreator krok po kroku prowadzi użytkownika przez proces budowy nowego obiegu, a dodatkowym wsparciem jest narzędzie do weryfikacji poprawności procesu.
  • Stały monitoring wydajności procesów. Dzięki wbudowanym narzędziom obserwowanie wydajności procesów jest proste i skuteczne. Użytkownik może zdefiniować wartości oczekiwane dla czasu trwania poszczególnych etapów procesu, które można stale weryfikować i monitorować. System pozwala także na jasne określenie wąskich gardeł obiegu.
  • Możliwość modyfikowania istniejących obiegów. Systemy obsługujące nowoczesny biznes muszą łatwo dostosowywać się do zmian. Zmian wynikających zarówno z modyfikacji procesów, procedur jak też samej struktury organizacyjnej związanej z rozwojem przedsiębiorstwa. WEBCON BPS pozwala na szybkie i skuteczne wprowadzanie zmian oraz ścisłe dopasowanie do wzrostu firmy.
  • Obsługę delegacji zadań i zastępstw czasowych, jakie wynikają z planowanych i nieplanowanych nieobecności pracowników w firmie.

Czas wprowadzenia obiegu w życie jest niezwykle krótki, a korzyści wynikające z automatyzacji procesów są odczuwalne praktycznie natychmiast.

Obsługa całego procesu jest prosta i intuicyjna, a tworzenie obiegu opiera się na trzech prostych krokach.

  • Projektowanie nowego obiegu można rozpocząć od stworzenia formularza obsługiwanego dokumentu, lub od razu określić kroki, jakie musi przebyć proces wraz ze ścieżką przejścia łączącą kolejne etapy.
  • Drugim krokiem jest przypisanie osób, które wezmą udział w procesie wraz z ich rolami. W ten sposób zdefiniujemy: kto będzie mógł składać nowe wnioski lub rejestrować dokumenty, kto będzie odpowiedzialny za ich opiniowanie oraz według jakich reguł wyznaczymy osoby akceptujące dany proces.
  • Ostatnim krokiem będzie przypisanie akcji, które będą wywoływane w procesie po to, by skomunikować się z zewnętrznymi systemami, ustawić spotkanie w Exchange, wypełnić szablon dokumentu danymi, czy wydrukować kod kreskowy. Możliwości jest znacznie więcej.

Za pomocą WEBCON BPS Designer Studio:

  • określisz pola formularza, ich układ i kolejność,
  • powiążesz wybrane pola z zewnętrznymi źródłami danych (np. listą kontrahentów z systemu ERP),
  • utworzysz kroki procesu i powiążesz je ze sobą ścieżkami przejścia,
  • przypiszesz zadania poszczególnym osobom i grupom osób – statycznie lub korzystając z predefiniowanych schematów przypisania (np. przekazanie do przełożonego),
  • ustalisz notyfikacje procesu, takie jak wysyłka e-mail czy wiadomości OCS/Lync,
  • określisz pożądane czasy wykonania poszczególnych zadań oraz deadline'y, których przekroczenie spowoduje określone konsekwencje,
  • wywołasz procedury SQL lub webservices zewnętrznych systemów, w celu przekazania im statusu lub rezultatu obiegu,
  • wykorzystasz pozostałe akcje, z bogatego wachlarzu oferowanego przez WEBCON Business Process Suite, lub napisane przez Ciebie z wykorzystaniem SDK systemu.

Silnik reguł biznesowych

Czytaj więcej
Silnik reguł biznesowych pozwala na tworzenie szerokiego wachlarza możliwości (np. wykonania akcji, wpisywania wartości domyślnych, itp.) za pomocą graficznego edytora oraz przyjaznego mechanizmu „przeciągnij i upuść”. Co ważne – znajomość tworzenia zapytań SQL nie jest wymagana.

Silnik Reguł Biznesowych

Zdecydowanie istotną funkcjonalnością WEBCON BPS jest silnik reguł biznesowych. Stanowi on łatwe w użyciu narzędzie dla użytkowników biznesowych chcących tworzyć zaawansowane aplikacje przy pomocy WEBCON Designer Studio. Silnik reguł biznesowych pozwala na tworzenie szerokiego wachlarza warunków (np. wykonania akcji, wpisywania wartości domyślnych, itp.) za pomocą graficznego edytora oraz przyjaznego mechanizmu „przeciągnij i upuść”. Co ważne – znajomość tworzenia zapytań SQL nie jest wymagana.
Raz stworzone reguły biznesowe mogą być wielokrotnie wykorzystywane w wielu miejscach. W rezultacie dostarczanie rozwiązań jest nie tylko szybsze, ale także wprowadzanie modyfikacji staje się łatwiejsze, ponieważ zmiany wprowadzone do uniwersalnej reguły, propagowane są wszędzie tam gdzie jest ona wykorzystywana. Co więcej, sprawdzenie gdzie stosowana jest dana reguła jest bardzo proste – po wybraniu odpowiedniej opcji w Designer Studio system wskaże wszystkie miejsca. Wprowadzenie reguł biznesowych w WEBCON BPS nie oznacza jednak rezygnacji z tradycyjnie tworzonych warunków za pomocą zapytań SQL. Wystarczy wybrać tryb SQL, aby korzystać z systemu tak jak do tej pory. Wartością dodaną jest fakt, iż ręcznie stworzone zapytania SQL również mogą być zapisywane jako reguły biznesowe i wykorzystane w wielu miejscach jednocześnie.





Dodatkowe usprawnienia:
• edycja z klawiatury – w trakcie pisania reguły biznesowej system automatycznie i kontekstowo podpowiada funkcje i zmienne pasujące do wprowadzanego tekstu, co pozwala na tworzenie reguł wyłącznie przy użyciu klawiatury
• możliwość edycji uniwersalnej reguły w miejscu użycia – w przypadku wykorzystania reguły re-używalnej, w obecnej wersji możliwe jest jej edytowanie także bezpośrednio z miejsca, gdzie została zastosowana, co skraca do zera czas potrzebny na jej zlokalizowanie w repozytorium reguł.

Inteligentny OCR

Czytaj więcej
Za digitalizację dokumentów obsługiwanych przez znajdujący się w naszej ofercie system WEBCON odpowiada inteligentne narzędzie OCR. Moduł skutecznie rozpoznaje treść skanowanych dokumentów konwertując je do wyszukiwalnych plików PDF. Dzięki temu, umieszczone w systemie dokumenty mogą być szybko odnalezione po wpisanej w wyszukiwarce treści.

Moduł Optycznego Rozpoznawania Znaków OCR AI

Moduł Optycznego Rozpoznawania Znaków OCR AI, jest w pełni zintegrowanym z WEBCON BPS mechanizmem pozwalającym na efektywną i komfortową obsługę dokumentów w ramach systemu. Moduł OCR oparty jest o silnik ABBYY FineReader, będący obecnie najskuteczniejszym na świecie narzędziem w rozpoznawaniu znaków.

Podstawową funkcjonalnością modułu jest digitalizacja dokumentów, czyli konwersja dokumentów papierowych do wersji elektronicznej. Oprócz standardowego skanu do dokumentu dodawana jest warstwa tekstowa, dzięki czemu dokument zapisywany jest w postaci „wyszukiwalnego pliku PDF” (searchable PDF). Tak przygotowane pliki można łatwo wyszukiwać w systemie.

Kolejnym poziomem rozpoznawania treści jest ekstrakcja danych, czyli przeniesienie pożądanych informacji ze skanowanego dokumentu wprost do elektronicznego formularza w systemie WEBCON BPS. OCR AI na podstawie wcześniej zdefiniowanych parametrów rozpozna pożądane wartości i umieści je w odpowiednich polach formularza. W przypadku faktur kosztowych, mogą być to np. NIP, numer faktury, kwoty, data sprzedaży itp. Co ważne, z punktu widzenia systemu nie ma znaczenia, w jakim miejscu na dokumencie pojawią się poszukiwane słowa, nie ma więc potrzeby przystosowywania algorytmu do różniących się od siebie układem faktur od wielu dostawców. W przypadku nietypowych dokumentów pomocny będzie mechanizm „uczenia się” modułu OCR, pozwalający na zapamiętywanie niestandardowych formatów i treści. Możliwe jest również tworzenie dedykowanych sieci neuronowych służących do odczytywania dokumentów od danych dostawców, bez wpływu na pozostałą dokumentację. Wystarczy określić numer NIP, który będzie wykorzystywany jako wyróżnik dla zastosowania odmiennej sieci.

Do najczęściej optymalizowanych procesów, w których wykorzystywany jest mechanizm OCR, należą: rejestracja i akceptacja faktur, rejestracja i ewidencja korespondencji, obsługa umów.

Sposób wykorzystania modułu zależy od użytkownika. Korzystając z WEBCON BPS możliwa jest całkowita automatyzacja procesu skanowania, ręczna rejestracja papierowych dokumentów oraz automatyczna rejestracja dokumentów przychodzących pocztą elektroniczną (e-mail).

Zapisz

Zapisz

Aplikacja mobilna

Czytaj więcej

Proponowany przez OPTeam system obiegu dokumentów umożliwia szybki, zdalny dostęp do zadań z poziomu aplikacji mobilnej dla systemów iOS, Android lub Windows Phone/Windows 8. Z jej pomocą możesz uruchamiać nowe obiegi, łatwo akceptować zadania przypisane do użytkownika czy delegować zadania do innych pracowników. Niezależnie od miejsca, w którym w danej chwili się znajdujesz.

WEBCON BPS oferuje dostęp do dokumentów i procesów biznesowych wszędzie tam gdzie masz dostęp do Internetu.

Dostęp do systemu jest możliwy zarówno z poziomu przeglądarki internetowej łączącej się z firmowym SharePointem jak i z dedykowanej aplikacji mobilnej WEBCON dostępnej bezpłatnie dla systemów iOS (iPhone, iPad), Android lub Windows Phone/Windows 8.

Dedykowana aplikacja WEBCON BPS dla urządzeń mobilnych pozwala w prosty sposób przeglądać dokumenty i procesy powiązane z zalogowanym użytkownikiem, akceptować i odrzucać zadania, lub delegować ich wykonanie na współpracowników. Możliwe jest również startowanie nowych procesów oraz dołączanie załączników takich jak zdjęcie z aparatu telefonu, czy notatka głosowa. Aplikacje są dostępne zarówno w wersjach dla telefonów jak i tabletów.

Zainstalowanie aplikacji pozwala na przetestowanie interfejsu systemu w połączeniu z serwerem demonstracyjnym WEBCON, jak i wprowadzenie danych połączenia dla funkcjonującego w firmie serwera WEBCON Business Process Suite.

Dostępne w aplikacji funkcjonalności mogą być ograniczone uprawnieniami przypisanymi do danego użytkownika. Funkcje aplikacji to m.in.

  • przeglądanie listy zadań użytkownika,
  • przeglądanie archiwum dokumentów użytkownika,
  • startowanie nowych obiegów, z możliwością dołączania zdjęć i nagrań głosowych,
  • akceptowanie i odrzucanie dokumentów i zadań,
  • edytowanie formularzy biorących udział w procesie,
  • delegacja zadań do innych pracowników firmy.


W ustawieniach systemu WEBCON BPS można określić, które procesy będą dostępne za pośrednictwem urządzenia mobilnego, które procesy będą mogły być rozpoczynane z poziomu urządzenia mobilnego czy też, które pola formularzy będzie można edytować.

Przykłady zastosowań

Łatwa i szybka praca

Elektroniczna, mobilna akceptacja dokumentów? Zdalny i natychmiastowy dostęp do dokumentów? WEBCON BPS oferuje znacznie więcej.

Pełna historia dokumentów

System pozwala na śledzenie postępu i historii zmian w dokumentach. Dokładnie wiemy, kto, co, kiedy i gdzie edytował dane.

Raporty

Rozbudowane narzędzia do tworzenia raportów dostarczają kompleksowej wiedzy o procesach biznesowych zachodzących w przedsiębiorstwie.

Standaryzacja procesów biznesowych

Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia ujednolicenie i uporządkowanie procesów zachodzących w firmie. Zautomatyzowanie procedur poprawia efektywność pracy.

Centralny rejestr wszystkich dokumentów

Dzięki WEBCON BPS wszystkie dokumenty firmowe przechowywane są w jednym miejscu, w wygodnej elektronicznej formie. System eliminuje ryzyko zagubienia ważnych dokumentów i informacji.

Poprawa integracji w firmie

WEBCON BPS doskonale sprawdza się w wielooddziałowych i wielojęzycznych przedsiębiorstwach. System posiada inteligentne mechanizmy delegowania zadań i zastępstw ułatwiające pracę zespołową.

Procesy firmowe

  • Akceptacja płatności.
  • Wnioski inwestycyjne.
  • Obieg faktur, akceptacja i opis analityczny faktur kosztowych.
  • Zarządzanie limitami kredytowymi i warunkami płatności kontrahentów.
  • Autoryzacja dostawców.
  • Rejestracja umów.
  • Akceptacja płatności.
  • Wnioski inwestycyjne.
  • Obieg faktur, akceptacja i opis analityczny faktur kosztowych.
  • Zarządzanie limitami kredytowymi i warunkami płatności kontrahentów.
  • Autoryzacja dostawców.
  • Rejestracja umów.

Procesy kadrowe

  • Zatrudnienie i zwolnienie pracownika.
  • Organizacja miejsca pracy.
  • Wnioski zmiany wysokości wynagrodzenia i warunków pracy, wnioski o premie.
  • Wnioski urlopowe.
  • Wnioski delegacyjne i rozliczenie podróży służbowych.
  • Zatrudnienie i zwolnienie pracownika.
  • Organizacja miejsca pracy.
  • Wnioski zmiany wysokości wynagrodzenia i warunków pracy, wnioski o premie.
  • Wnioski urlopowe.
  • Wnioski delegacyjne i rozliczenie podróży służbowych.

Obiegi dokumentacji

  • Sekretariat: ewidencja korespondencji przychodzącej i wychodzącej.
  • Archiwizacja dokumentów.
  • Proces akceptacji i archiwizacji umów.
  • Dokumentacja BHP/ISO.
  • Obsługa wniosków zarządowych.
  • Sekretariat: ewidencja korespondencji przychodzącej i wychodzącej.
  • Archiwizacja dokumentów.
  • Proces akceptacji i archiwizacji umów.
  • Dokumentacja BHP/ISO.
  • Obsługa wniosków zarządowych.

Realizujemy projekty dla dużych Klientów

Skontaktuj sie z nami.

Masz pytania? Zadzwoń, napisz!  +48 784 531 177

Wypełnij formularz kontaktowy
W ramach naszej witryny stosujemy pliki „Cookies” w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Pliki „cookies” (tzw. „ciasteczka”) stanowią dane informatyczne, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika witryny i przeznaczone są do korzystania ze stron internetowych witryny, w szczególności do:
  • dostosowania zawartości stron internetowych witryny do preferencji Użytkownika oraz optymalizacji korzystania ze stron internetowych;
  • zapamiętania ustawień Użytkownika dotyczących wyglądu i funkcjonalności stron witryny (np. język, kraj),
Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących „Cookies” oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Mogą Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies. Ustawienia te mogą zostać zmienione w taki sposób, aby blokować obsługę plików cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu w urządzeniu Użytkownika witryny. Sposoby i możliwości zmiany obsługi plików „cookies” mogą Państwo sprawdzić w ustawieniach swojej przeglądarki. Więcej szczegółów w naszej polityce prywatności.

Zapisano

Wyrażam zgodę na przetwarzanie mojego adresu IP oraz parametrów technicznych przeglądarki w celu optymalizacji zawartości stron internetowych naszej witryny i dostosowania ich do preferencji Użytowników. Więcej informacji Polityką prywatności.



Akceptuję i oświadczam, że ustawienia mojej przeglądarki są właściwe i chcę przejść do witryny

Nie teraz, zdecyduję później